You will see panels/notifications like this throughout the page. Make sure you are following instructions carefully./ Verá paneles/notificaciones como este a lo largo de la página. Asegúrese de seguir las instrucciones con cuidado.

Orientation & First Steps / Orientación y Primeros Pasos

Welcome to the Multilingual Aphasia and Dementia Laboratory!

We are delighted to have you join our team as an undergraduate research assistant. In our lab, we are dedicated to investigating and understanding the effects of aphasia and dementia in bilingual and multilingual individuals. Your role is crucial in advancing our knowledge and contributing to studies that can significantly impact many lives.

Please go through each tab. You may find that some steps are not applicable to you. Make sure to follow the steps in order, and check off each action item highlighted in yellow before moving on to the next step.

¡Bienvenidos al Laboratorio de Afasia y Demencia Multilingüe!

Estamos encantados de que te unas a nuestro equipo como asistente de investigación de pregrado. En nuestro laboratorio, nos dedicamos a investigar y comprender mejor los efectos de la afasia y la demencia en personas bilingües y multilingües. Tu papel es fundamental para avanzar en nuestro conocimiento y contribuir a estudios que pueden tener un impacto significativo en la vida de muchas personas.

Por favor, revisa cada pestaña. Es posible que encuentres algunos pasos que no sean aplicables a ti. Asegúrate de seguir los pasos en orden y de marcar cada acción resaltada en amarillo antes de pasar al siguiente paso.

Access to certain UT websites requires an EID (Electronic Identifier). To ensure you have everything you need to begin your volunteer journey with us, please follow the steps below to obtain your UT EID.

Step 1: Obtain your UT EID

Visit the following link to create your UT EID: https://idmanager.its.utexas.edu/eid_self_help/?createEID
Follow the prompts to complete the registration process. This EID will enable us to provide you with access to the necessary resources and tools for your volunteer role.

El acceso a ciertos sitios web de UT requiere un EID (Identificador Electrónico). Para asegurarnos de que tenga todo lo necesario para comenzar su experiencia como voluntario/a con nosotros, por favor siga los siguientes pasos para obtener su EID de UT:

Paso 1: Obtenga su EID de UT:

Visite el siguiente enlace para crear su EID de UT: https://idmanager.its.utexas.edu/eid_self_help/?createEID
Siga las indicaciones para completar el proceso de registro. Este EID nos permitirá proporcionarle acceso a los recursos y herramientas necesarios para su rol como voluntario/a.

Once you've successfully set up your UT EID, please send it to Diana @ diana.cruz@austin.utexas.edu. and include how your registered your name (if you have more than one last name)/ Una vez que haya configurado exitosamente su UT EID, por favor envíelo a Diana a diana.cruz@austin.utexas.edu e incluya cómo registró su nombre (si tiene más de un apellido).

Register for DUO:

Once you have your UT EID, install the Duo App on your phone from the Play Store or App Store. Visit the DUO setup page: http://utdirect.utexas.edu/apps/duo/register

Follow the instructions to set up DUO for two-factor authentication. This is an extra layer of security for accessing UT websites.

To pair a device with Duo, please follow these instructions on any computer:

Note: If you are an international student, there may be a delay in adding your to our systems. Proceed to the next step (IRB Requirements) in the meantime.

Registrarse en DUO:

Una vez que tenga su EID de UT, instale la aplicación Duo en tu teléfono desde la Play Store o la App Store. Despues, visite la página de configuración de DUO: http://utdirect.utexas.edu/apps/duo/register

Siga las instrucciones para configurar DUO para la autenticación de dos factores. Esta es una capa adicional de seguridad para acceder a los sitios web de UT. Para emparejar un dispositivo con Duo, siga estas instrucciones en cualquier computadora:

Nota: Si eres un estudiante internacional, puede haber un retraso en agregarte a nuestros sistemas. Mientras tanto, procede al siguiente paso (Requisitos del IRB).

CITI Human Subjects research training and GCP- Social and Behavioral Research Best Practices for Clinical Research

This is really important because without it we cannot grant you access to any patient information. This does need to be completed before your start date or on the first day of your shift.

Please see the instructions on the following link to continue with the CITI Program Human Subjects course and the GCP- Social and Behavioral Research Best Practices for Clinical Research course. Please complete the course and send the certificate back to us at your earliest convenience, but no later than one week from receiving this web link.

We understand that navigating the registration and completion process for the CITI Human Subjects course may be unfamiliar. That's why we have prepared a video in Spanish to guide you through the process.

IMPORTANT NOTE: You may see the option GCP for Clinical Trials with Investigational Drugs and Medical Devices, but do not select that one, as it is not as relevant to you and may not be valid.

Capacitación en Investigación con Sujetos Humanos de CITI y el curso de GCP - Mejores Prácticas en Investigación Social y Conductual para Investigación Clínica.

Esto es muy importante porque sin esto no podemos concederle acceso a ninguna información de pacientes. Esto debe completarse antes de su fecha de inicio o en el primer día de su turno.

Por favor, consulta las instrucciones a continuación para continuar con el curso de Sujetos Humanos del Programa CITI y el curso de GCP - Mejores Prácticas en Investigación Social y Conductual para Investigación Clínica. Por favor, complete y envíe el certificado de finalización tan pronto como te sea posible, pero a más tardar dentro de 7 días de recibir el enlace de esta página.

Entendemos que navegar por el proceso de registro y finalización del curso de Sujetos Humanos CITI puede resultar desconocido. Por eso hemos preparado un video en español para guiarlo/a en el proceso.

NOTA IMPORTANTE: Es posible que vea la opción GCP for Clinical Trials with Investigational Drugs and Medical Devices, pero no seleccione esa opción, ya que no es tan relevante para usted y puede no ser válida.

Once you have completed the training, please upload the certificate of completion to BOX here. / Una vez que haya completado la capacitación, por favor suba el certificado de finalización a BOX aquí.

Claiming emails

You will need two (2) email addresses:

Reclamar correos electrónicos:

Va a necesitar dos (2) direcciones de correo electrónico:

Send me both of emails you create/have, so I can update our records. I will be needing those emails to add you to our applications. / Por favor, envíe los dos correos electrónicos que cree a Diana, para que pueda actualizar nuestros registros. Necesitaré esos correos electrónicos para añadirle a nuestras aplicaciones.

Scheduling

Please indicate your hour by hour availability via SmartSheet: MADR Lab Scheduling for Orientation, so that a schedule can be made. You will have to request access to this sheet first to obtain access! / Indique su disponibilidad hora por hora a través de SmartSheet: MADR Lab Scheduling para la orientación, para que se pueda hacer un horario. ¡Primero deberá solicitar acceso a esta hoja para obtener permisos de acceso!

We need your full availability so that we can group students who are working on similar projects together. We realize schedules are subject to change, and that’s alright.

When the schedule is finalized, you will then be instructed to make those changes to the MADR Lab Google Calendar.

Necesitamos su disponibilidad completa para poder agrupar a los estudiantes que están trabajando en proyectos similares. Sabemos que los horarios pueden cambiar, y está bien.

Cuando el horario esté finalizado, se le indicará que haga esos cambios en el Google Calendar del MADR Lab.

At MADR Lab we use various platforms to perform clinical and research tasks:   Because we work with patient information and data it is important that we are always HIPAA compliant.  Below are the applications you will be using to day-to-day. You will be receiving emails inviting you to log in to the following:

En MADR Lab utilizamos varias plataformas para realizar tareas clínicas e investigativas. Debido a que trabajamos con información y datos de pacientes, es crucial que siempre cumplamos con la normativa de HIPAA. A continuación se detallan las aplicaciones que usarás en tu día a día. Recibirás correos electrónicos invitándote a iniciar sesión en las siguientes plataformas:

Platforms you will be added to: / Plataformas a las que serás añadido/a:

Download all applications listed as applicable and add websites to Bookmark or Favorite on your browser (e.g Teams, Qualtrics, Box, Stache, SmartSheet) and attempt to sign in to Wiki and Qualtrics. / Descarga todas las aplicaciones si es aplicable y añade los sitios web a los Marcadores o Favoritos en su navegador (Teams, Qualtrics, Box, Stache, SmartSheet) e intente iniciar sesión a la Wiki y Qualtrics.
When your schedule is finalized, add it to the Lab UT Calendar under MADR_Lab Staffing. / Cuando su horario esté finalizado, agréguelo al Lab UT Calendar bajo MADR_Lab Staffing.
Ask Diana if a lab notebook on Box and Wiki has been created for you. / Pregúntale a Diana si se ha creado un cuaderno de laboratorio para ti en Box y Wiki.

Send Diana a message on Teams when you have uploaded your headshot/paragraph. / Envía un mensaje a Diana cuando hayas subido tu fotografía y párrafo.

Mandatory Reading/ Lectura Obligatoria

Please familiarize yourself with the following lab content. Por favor, familiarízate con el siguiente contenido del laboratorio.

I acknowledge that I have read through the lab policies and procedures, and have looked through the frequently asked questions. / Reconozco que he leído las políticas y procedimientos del laboratorio, y he revisado las preguntas frecuentes.

FAQ: Frequently Asked Questions

Training: What is my role in the lab?

At the Multilingual Aphasia and Dementia Lab, we provide training for our undergraduate research assistants to ensure they are well-equipped for their roles. Our training program covers essential skills, such as ethical considerations in research, the use of specialized software and equipment, and data analysis of raw data collected during specialized treatment protocols. Assistants will also receive hands-on experience through active participation in ongoing projects, guided by the researchers and clinicians. This training aims to foster a supportive learning environment that enhances both academic and professional growth.

If you have already been onboarded and have access to all the software and applications you need, proceed to the next tab.

En el Laboratorio de Afasia y Demencia Multilingüe, ofrecemos capacitación para nuestros asistentes de investigación de pregrado para garantizar que estén bien preparados para sus roles. Nuestro programa de capacitación cubre habilidades esenciales, como las consideraciones éticas en la investigación, el uso de software y equipos especializados, y el análisis de datos recopilados durante protocolos de tratamiento especializados. Los asistentes también recibirán experiencia práctica a través de la participación activa en proyectos en curso, guiados por los investigadores y clínicos. Esta capacitación tiene como objetivo fomentar un entorno de aprendizaje de apoyo que mejore tanto el crecimiento académico como profesional.

Si ya has completado la integración y tienes acceso a todo el software y las aplicaciones que necesitas, procede a la siguiente pestaña.

Orientation Checklist

Make sure to review all tasks listed on this page to ensure a smooth integration to the team.

Relevant Articles

Below are relevant articles that may provide deeper insight into the work we're doing in the lab, as well as additional information about primary progressive aphasia, including the treatments and assessment measures we use and their rationale.

A continuación, se presentan artículos relevantes que pueden ofrecer una comprensión más profunda del trabajo que estamos realizando en el laboratorio, así como información adicional sobre la afasia progresiva primaria, incluyendo los tratamientos y medidas de evaluación que utilizamos y su justificación.

Once you have finished completely onboarding and have looked through and understand all the lab policies, you will have a meeting with your direct supervisors to determine what tasks and assignments need to be completed. You will then be instructed to begin your training on a variety of tasks, which could include:

Find the complete student training library at:

Lab Notebook Tutorial

Check out a video here with instructions on how to use the lab notebook, as well as other use tips.

Things to keep in mind:

Action Items ( / action item)

When creating an action item, it should always include:

A specific task indicating which project (VISTA, WAB, Connected Speech, etc)
Patient Codes if applicable
Due dates (by when is this due, or by when do you anticipate finishing)
People involved (who are you turning this in to, is anyone helping you?)

Macros

Explore macros to help make your lab notebook work for you.

You can highlight important information with / info panel
You can indicate a status with / status
You add tables or dividers ( / table or / divider)
If an important decision was taken for a project, indicate that with the decision macro [ / decision] (highlights the decision in a box with an icon to make it easier to locate).

Student Quick Links