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Assessment Timeline SOP

Assessment Timeline SOP

Assessment Timeline

Standard Operating Procedure (SOP)

What is Assessment Timeline?

The Assessment Timeline is an excel workbook that is used by clinicians for organizing and planning a participant's assessment measures (tests and questionnaires) throughout an assessment timepoint. It is the clinician's roadmap to their participant’s assessment plan and, ultimately, becomes the permanent record of what was administered to the participant. Beyond planning for an assessment period, the Assessment Timelines are often used to reference the dates and sequences of the assessments when reviewing data and for establishing testing priorities in subsequent timepoints if the participant’s severity does not allow for the administration of the complete battery.

In sum, assessment timelines include information about:

  • the Assessments that need to be administered in a given timepoint. As the sessions go on, the timeline is updated to reflect the actual sequence of tests that were administered.

  • the dates of the Assessment sessions

  • the languages the sessions are conducted in

There are a few versions of the assessment timeline, each version includes assessments that are unique to that protocol across all timepoints and stimuli development procedures (if applicable):

  • R01_Clinician Trial LRT (Pre, Post, 6mo and 12moFU, 12moFU/OBS 1)

  • R01_Clinician Trial VISTA (Pre, Post, 6mo and 12moFU, 12moFU/OBS 1)

  • R01_Observational Trial (OBS1, OBS2)

  • R01_Observational_Healthy Controls (OBS1).

  • ARGD_LRT (Pre, Post, 6mo and 12moFU)

  • ARGD_VISTA (Pre, Post, 6mo and 12moFU)

The current Assessment timelines are found in the template folders for each of the arms of the study listed above and in the Repository of original templates

¿Qué es el Assessment timeline?

El Assessment Timeline es un documento de Excel que utilizan las clínicas para organizar y planificar las medidas de evaluación de un participante (pruebas y cuestionarios) a lo largo de un momento de evaluación o punto de tiempo. Constituye la hoja de ruta del clínico para el plan de evaluación de su participante y, en última instancia, se convierte en el registro permanente de todo lo administrado al participante. Además de servir para planificar un período de evaluación, los Assessment timeline se utilizan con frecuencia para consultar las fechas y la secuencia de las evaluaciones durante la revisión de los datos y para establecer prioridades de evaluación en momentos posteriores cuando la gravedad del participante no permite administrar la batería completa de pruebas.

En resumen incluyen información sobre:

  • Las evaluaciones que deben administrarse en un momento de evaluación determinado. A medida que avanzan las sesiones, la cronología se actualiza para reflejar la secuencia real de las pruebas que se administraron.

  • Las fechas de las sesiones de evaluación.

  • Los idiomas en los que se llevan a cabo las sesiones.

Existen varias versiones de Assessment timeline. Cada versión incluye las evaluaciones específicas de ese protocolo para todos los momentos de evaluación y los procedimientos de desarrollo de estímulos (cuando corresponda):

  • R01_Clinician Trial LRT (Pre, Post, seguimiento a 6 meses y seguimiento a 12 meses, 12 meses/OBS 1).

  • R01_Clinician Trial VISTA (Pre, Post, seguimiento a 6 meses y seguimiento a 12 meses, 12 meses/OBS 1).

  • R01_Observational Trial (OBS1, OBS2).

  • R01_Observational_Healthy Controls (OBS1).

  • ARGD_LRT (Pre, Post, seguimiento a 6 meses y seguimiento a 12 meses).

  • ARGD_VISTA (Pre, Post, seguimiento a 6 meses y seguimiento a 12 meses).

Los Assessment timeline vigentes se encuentran en las carpetas de plantillas correspondientes a cada uno de los brazos del estudio mencionados anteriormente, así como en el Repositorio de Plantillas Originales.

Structure

Assessment timelines are a simple table. Columns are sued for the a day/session. Rows indicate the following information for each day:

  • Date

  • Session #--> number of the session overall

  • IP/TT → In person or TeleThereapy

  • session type--> type of session within the timepoint (pretx1, posttx 2 etc.)

  • Admin->

    • A space for notes for items the clinician needs to keep in mind for the session (for example, send the video link, ask about headphones)

    • Clinician will also add here anything that needs to be completed with the participant that is not an assessment or stim development (questionnaires, questions for anamnesis, etc)

  • Stimuli development-> type of probe being collected during the session

  • Testing language-> language tests are being administered in

  • Assessments-> list of assessments to be administered. Must be updated at the end of the session with what was actually completed during the session.

Estructura de la Prueba

Los Assessment timeline consisten en una tabla sencilla. Las columnas corresponden a cada día o sesión, mientras que las filas indican la siguiente información para cada sesión:

  • Fecha

  • N.º de sesión → Número de la sesión dentro del total de sesiones.

  • IP/TT → Modalidad de la sesión: presencial (In Person) o por teleterapia (TeleTherapy).

  • Tipo de sesión → Tipo de sesión dentro del momento de evaluación (por ejemplo, PreTx1, PostTx2, etc.).

  • Administración (Admin) →

    • Espacio para que el clínico registre notas o recordatorios importantes para la sesión (por ejemplo, enviar el enlace de la videollamada o preguntar si el participante dispone de auriculares).

    • El clínico también anotará aquí cualquier actividad que deba completarse con el participante y que no corresponda a una evaluación ni al desarrollo de estímulos (por ejemplo, cuestionarios, preguntas de anamnesis, etc.).

  • Desarrollo de estímulos → Tipo de prueba (probe) o estímulo que se recopilará durante la sesión.

  • Idioma de evaluación → Idioma en el que se administran las pruebas.

  • Evaluaciones → Lista de las evaluaciones que deben administrarse. Al finalizar la sesión, esta sección debe actualizarse para reflejar las evaluaciones que realmente se completaron durante esa sesión.

How to prepare an Assessment Timeline

  1. Confirm that you are using the latest version of the timeline.

  2. On the tab for the timepoint you are planning start adding the information. It could be that you plan assessments first and then the dates. The order in which the elements are added is flexible to the planning process.

  3. When adding assessments make sure that:

    1. The first testing session is in the language required by the timepoint

      1. for PreTx/OBS1 and 12moFU/OBS2 it the language assigned by the randomizer

      2. for PostTx it is the language of phase 2, the language NOT assigned by the randomizer

      3. for 6moFU, ideally it matches PostTx but it can be flexible

    2. Plan for the Connected Speech sessions to be 1 week apart.

    3. While the patients and the protocol is bilingual, sessions should be administered in one language. This means that probes and assessments should be administered in the same language by the clinician who will treat (or has treated) the participant in that language.

      1. if a bilingual session is needed plan to include different tests for each language. If you have to administer the same test in both languages it is best it should be one that has unique stimuli (no translations).

      2. If a bilingual session is needed, BOTH clinicians should plan to attend the session and administer the assessments that are planned for the language they are working in.

    4. Follow the administration requirements for the following assessments:

      1. PostTX and FU surverys need to be administered before the start of testing. If the participant does not complete it independently, plan to have a non-treating clinician join the session and administer the questionnaire in the participants dominant language.

      2. AIQ is administered in the fist session

      3. Between Benson Copy and Benson Recall, do not administer tests that require visual stim. Typically, clinicians will administer Digit Span, Phonological, Verbal Fluency, QAB-yes/no, QAB-repetition.

      4. Spelling and Writing should be administered in that order, first spelling, then writing.

      5. If possible, administer Sentence Production Simples, during an TT session before the IP session.

Cómo Preparar el Assessment timeline

  1. Confirma que está utilizando la versión más reciente del Assessment timeline.

  2. En la pestaña correspondiente al momento de evaluación que se va a planificar, comienza a añadir la información necesaria sobre las prueba que se administrarán. Puedes planificar primero las evaluaciones y después las fechas, o viceversa; el orden en que se incorporan los distintos elementos es flexible y depende del proceso de planificación.

  3. Al programar las evaluaciones, asegúrate de que:

    1. La primera sesión de evaluación se realice en el idioma requerido para ese momento de evaluación:

      1. En PreTx/OBS1 y 12moFU/OBS2, debe utilizarse el idioma asignado por el sistema de aleatorización (randomizer).

      2. En PostTx, debe utilizarse el idioma correspondiente a la fase 2, es decir, el idioma no asignado por el sistema de aleatorización.

      3. En 6moFU, idealmente debe mantenerse el mismo idioma utilizado en PostTx, aunque puede haber cierta flexibilidad.

    2. Las sesiones de Connected Speech se programen con un intervalo de una semana entre ellas.

    3. Aunque los participantes y el protocolo son bilingües, cada sesión debe administrarse en un único idioma. Esto significa que tanto las pruebas (probes) como las evaluaciones deben administrarse en el mismo idioma y por el clínico que tratará (o ha tratado) al participante en ese idioma.

      1. Si es necesario realizar una sesión bilingüe, planifica pruebas diferentes para cada idioma. Si debe administrarse la misma prueba en ambos idiomas, es preferible que sea una prueba con estímulos propios y no una simple traducción.

      2. Si se requiere una sesión bilingüe, ambas clínicas deberán asistir a la sesión y administrar las evaluaciones correspondientes al idioma del que son responsables.

    4. Se respeten los requisitos de administración de las siguientes evaluaciones:

      1. Los cuestionarios de PostTx y de los seguimientos (Follow-up, FU) deben administrarse antes del inicio de la evaluación. Si el participante no los completa de forma independiente, planifica que un clínica que no sea una de las terapeutas que llevan el caso se incorpore a la sesión para administrar el cuestionario en el idioma dominante del participante.

      2. El AIQ debe administrarse durante la primera sesión en la lengua dominante del paciente.

      3. Entre Benson Copy y Benson Recall no deben administrarse pruebas que requieran estímulos visuales. Habitualmente, durante ese intervalo los clínicos administran Digit Span, Phonological, Verbal Fluency, QAB Yes/No y QAB Repetition.

      4. Las pruebas de Spelling y Writing deben administrarse en ese orden: primero Spelling y después Writing.

      5. Siempre que sea posible, Sentence Production – Simples debe administrarse durante una sesión de teleterapia (TT) previa a la sesión presencial (IP)

Adjusting Assessment Timelines

It may occur that, during an assessment session, it is not possible to complete all planned tasks or that the participant’s level of impairment prevents their administration. In these cases, the Assessment Timeline should be adjusted to reflect the assessments that remain incomplete, or the team should decide which assessments are prioritized for participants whose symptom progression does not allow completion of the full assessment battery (R01: PreTx/PostTx, OBS1/OBS2, Basic Assessment/Extended Screening; non-R01 studies: OBS or Word Learning).

It is important to note that priority should always be given, at a minimum, to completing the Basic Assessment. Any questions or issues that arise during assessment administration should be discussed in a team meeting in order to jointly determine appropriate adaptations and establish assessment priorities for the specific case.

Ajuste de Assessment Timelines

Puede ocurrir que, durante una sesión de evaluación, no sea posible completar todas las pruebas planificadas o que la gravedad del estado del participante impida su administración. En estos casos, deberá ajustarse el Assessment Timeline para reflejar las pruebas que han quedado pendientes o, cuando sea necesario, decidir en equipo cuáles son las evaluaciones prioritarias en aquellos participantes cuya progresión de los síntomas no permita completar la batería de evaluación prevista (R01: PreTx/PostTx, OBS1/OBS2, Evaluación básica/Extended Screening; estudios no R01: OBS o Word Learning).

Es importante tener en cuenta que siempre se priorizará completar, como mínimo, la Evaluación básica. Cualquier duda o incidencia que surja durante la administración de las evaluaciones deberá comentarse en una reunión del equipo, con el fin de valorar conjuntamente las adaptaciones necesarias y establecer las prioridades de evaluación para ese caso concreto.

Lab Decisions/ Decisiones del lab

No lab decisions have been made regarding the use of this assessment. It should be administered as stated in the steps.

Latest version was updated in November 2025

No se han tomado decisiones en el laboratorio con respecto al uso de esta evaluación. Debe administrarse tal como se indica en los pasos.

Frequently Asked Questions/ Dudas Frecuentes

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